Værkstedssystemet til autolakerere og skadecentre

Spørg Zarit — hjælp i systemet

Er du i tvivl om, hvor en funktion gemmer sig, spørger du bare. Assistenten sidder som en knap nederst i hjørnet og svarer på, hvordan tingene virker — hvor du opretter en booking, hvordan feltpriser sættes op, hvad værkstedsskærmen kan.

Den kender systemet, men træffer ingen beslutninger for jer: den opretter, ændrer og aflyser aldrig noget, og den lover ikke priser eller tider på værkstedets vegne. Kan den ikke svare, siger den det i stedet for at gætte.

Assistenten er med i Pro og Enterprise og vises for brugere med rollen Administrator. Der er ingen opsætning — den er klar med det samme.

Booking & kalender

Kalenderen er værkstedets omdrejningspunkt. Du planlægger dagen med træk-og-slip, ser hele ugen på én gang og farvekoder hver bil efter status, så du med ét blik ved hvor der er pres på. Bookinger kan komme fra dig, fra kunde-portalen eller fra en booking-widget på din egen hjemmeside.

Sætter du booking-widgeten på jeres egen hjemmeside, kan I måle hver gennemført booking som en rigtig konvertering i Google Analytics og Google Ads — så I ser hvad annoncekronerne faktisk giver af bookinger i stedet for at gætte. Målingen indeholder ingen persondata om kunden.

• ✓ Træk-og-slip planlægning med uge- og dagsvisning
• ✓ Farvekoder for booket, i gang, klar og afhentet
• ✓ Start- og sluttid, medarbejder og noter på hver booking
• ✓ Ugenumre og “dagens biler”-overblik
• ✓ Lukkedage så der ikke bookes når værkstedet holder lukket
• ✓ Booking-widget til din hjemmeside — måler bookinger som konverteringer i Google Analytics/Ads
• ✓ Tidslinje pr. medarbejder (dag/uge/2 uger) med klokkeslæt-bjælker

Opgaver, priser & tilbud

Her bygger du selve arbejdet. Læg opgaverne på, sæt prisen automatisk med jeres feltpriser eller manuelt med fri pris, og send et tilbud til kunden. Når bilen er klar, er alt data allerede samlet — du taster ikke om. Skal en medarbejder på gulvet have papir med ud til bilen, printer du arbejdskortet i ét klik. Den er en valgfri udskrift — ikke noget du skal bruge.

• ✓ Feltpriser (automatisk) eller fri pris (manuel)
• ✓ Kunde-specifikke priser og produkt-skabeloner
• ✓ Tilbud der bliver til opgave uden dobbeltarbejde
• ✓ Miljøtillæg beregnet korrekt af materialelinjerne
• ✓ Print af arbejdskort når — og kun hvis — du får brug for papir

Værkstedsskærm

En live-tavle til værkstedets storskærm, hvor alle aktive biler står fordelt på status — én kolonne pr. fase, med jeres egne statusser. Skærmen opdaterer sig selv: skifter en medarbejder status på telefonen, eller oprettes der en opgave, ses det med det samme.

• ✓ Én kolonne pr. status — jeres egen arbejdsgang
• ✓ Tids-chip pr. bil: bliver gul og rød når bilen hænger for længe
• ✓ Alarm-grænser sættes pr. station (quick lane i minutter, lakering i dage)
• ✓ Åbnes i eget vindue til TV eller storskærm på væggen
• ✓ Venterums-udgave: kun plade og status — kunderne kan følge deres bil

Kunder & CVR-opslag

Et samlet kartotek over kunder og deres køretøjer med fuld historik. Erhvervskunder opretter du med et enkelt CVR-opslag, så navn og adresse hentes automatisk. Privat eller erhverv — al kontakt og alle sager ligger ét sted.

• ✓ Kunder, køretøjer og sagshistorik samlet
• ✓ CVR-opslag udfylder erhvervsdata automatisk
• ✓ Per-kunde indstillinger (fx SMS-påmindelser til/fra)
• ✓ Filtrér kundelisten på privat/erhverv
• ✓ Intern note pr. kunde (vises i bookingen) + fast rabat i % eller kr.
• ✓ GDPR: eksportér, anonymisér eller slet kundens data

Nummerplade-opslag

Skriv nummerpladen ved modtagelsen, og Zarit henter mærke, model og årgang automatisk. Det sparer tastearbejde og fjerner fejl, når bilen skrives ind.

• ✓ Automatisk opslag af køretøjsdata på nummerplade
• ✓ Færre taste-fejl ved modtagelse
• ✓ Hurtigere fra “bil ind” til “klar til arbejde”

Statistik & rapporter

13 forskellige visninger giver dig overblik over hver kunde, hver medarbejder og hver krone. Se omsætning i realtid, dine mest lønsomme opgaver, effektivitet pr. medarbejder og udviklingen over tid — så du kan finde flaskehalse og planlægge på data.

• ✓ Omsætning realtime pr. dag, uge, måned og år
• ✓ Top-kunder og mest lønsomme opgaver
• ✓ Medarbejder-output med timer pr. opgave
• ✓ Årssammenligning og sæsonanalyse (Enterprise)

Tidsregistrering

Et stempelur og tidsregistrering pr. opgave, så du ved præcis hvor timerne går. Medarbejderen stempler ind, holder pause og går hjem — og timerne registreres automatisk. Systemet kan også beregne overarbejde pr. medarbejder.

Fravær hører med i samme overblik: medarbejderen melder ferie, sygdom eller andet fravær direkte fra app eller computer. Ferie godkendes af værkføreren, mens sygdom registreres med det samme — og værkføreren får straks besked. Godkendt fravær vises i dagens oversigt med den rigtige status, så I altid kan se hvem der er på arbejde, og hvem der er væk.

• ✓ Stempelur: mød ind, pause, gå hjem
• ✓ Timer pr. opgave og pr. medarbejder
• ✓ Overarbejde beregnet individuelt
• ✓ Fravær (ferie, sygdom, andet) meldes fra app — sygdom giver straks besked

Medarbejder-app til telefonen

Hele værkstedet i lommen. Medarbejderen styrer sin dag fra telefonen: stempler ind, ser dagens biler, skifter status med ét tryk, tager fotos og får besked når noget kræver opmærksomhed — fx at det snart er lukketid. Det er her arbejdet sker, så det er her Zarit lever.

• ✓ Stempelur og timer direkte på telefonen
• ✓ Dagens opgaver med status-stepper
• ✓ Foto-dokumentation fra mobilkameraet
• ✓ Notifikationer, fx påmindelse før lukketid

SMS, mails & notifikationer

Automatiske beskeder til kunden ved de vigtige skridt — fx en påmindelse dagen før aftalen, eller besked når bilen er klar. Det giver færre no-shows og færre “hvornår er den klar?”-opkald.

Alle mails til kunderne — bekræftelser, status, påmindelser, tilbud — sendes som pæn HTML med jeres eget navn, farve og logo, ikke som rå tekst. Afsenderen er jeres firmanavn, og kundens svar lander hos jer.

• ✓ Automatiske SMS- og email-beskeder ved statusskift
• ✓ Påmindelser før aftalen (færre udeblivelser)
• ✓ Skabeloner I selv tilpasser
• ✓ Brandede mails med jeres navn, farve og logo — afsender er jer

Kunde-portal

Et login hvor kunden selv kan følge sagen: se status, fotos, tilbud og fakturaer, booke tid og sende en reklamation. Det professionaliserer oplevelsen og tager telefontrykket af værkstedet. Kunden får svar på “hvornår er bilen klar?” — uden at ringe.

Erhvervskunder styrer selv deres adgang: I inviterer én kontaktperson, som derfra kan invitere kolleger (op til 10), udpege flere administratorer og fjerne adgang igen — så I ikke skal vedligeholde mails på kundens medarbejdere. Og har kunden et spørgsmål, svarer en indbygget assistent i portalen døgnet rundt ud fra kundens egne bookinger og beskeder — den guider, men træffer ingen beslutninger og lover aldrig priser eller tider på jeres vegne.

• ✓ Følg sagens status online, 24/7
• ✓ Fotos, tilbud og fakturaer for kunden
• ✓ Selvbetjent booking og reklamation
• ✓ GDPR-værktøjer (kundens egne data)
• ✓ Kunden inviterer selv sine kolleger (op til 10) og styrer egne adgange
• ✓ Indbygget AI-assistent der svarer kunden 24/7 — uden at handle på egen hånd

Foto-dokumentation

Tag billeder af skaden ved modtagelse og af det færdige arbejde, og gem dem på bilen. Stærk dokumentation ved reklamation og forsikring — og materiale du kan bruge til at vise kvaliteten frem.

• ✓ Før-, under- og efter-fotos på hver sag
• ✓ Automatisk rotation og komprimering
• ✓ Kan markeres til brug på fx sociale medier

Medarbejderstyring & afdelinger

Hver ansat får sit eget login, dashboard og rettigheder. Personalekortet samler kontaktoplysninger, kørekort (med udløbsvarsel) og certifikater ét sted. Har I flere lokationer, kører I dem fra samme system.

• ✓ Eget login og dashboard pr. ansat
• ✓ Roller og rettigheder (fx hvem der ser priser)
• ✓ Personalekort: kørekort, certifikater, udløbsvarsler
• ✓ Flere afdelinger fra ét system (tilkøb)

Lånebil

Styr værkstedets lånebiler professionelt. Du udlåner og registrerer retur, laver en digital låneaftale kunden underskriver på skærmen, tager foto af kørekortet, og systemet giver besked hvis en bil ikke kommer retur til tiden. Låneaftalen kan sendes til kunden og indeholder de vilkår et udlån kræver — inkl. vanvidskørsel.

• ✓ Bilpark med status: ledig, udlånt, på værksted
• ✓ Udlån/retur koblet til booking og kunde
• ✓ Digital låneaftale med underskrift + foto af kørekort
• ✓ Redigerbare kontraktvilkår (inkl. vanvidskørsel)
• ✓ Påmindelse ved overskredet retur

Regnskab

Zarit er ikke et regnskabsprogram — det producerer de data der føder dit regnskab. Priserne kører videre til dit regnskabssystem, så du undgår dobbelt-indtastning. Dinero er koblet på i dag, og e-conomic og Billy er på vej.

• ✓ Data føres videre til regnskabsprogrammet
• ✓ Dinero i dag; e-conomic og Billy på vej
• ✓ Mindre dobbeltarbejde, færre fejl

Prioriteret support

Med Enterprise får du en direkte support-linje. Vi kender både systemet og branchen, fordi Zarit er bygget i et rigtigt autolakerer-værksted.

• ✓ Direkte linje når det haster
• ✓ Support fra folk der kender faget

Faktura direkte fra sagen

Hver sag har en faktura-fane, hvor du ser fakturaen igennem og retter direkte i linjerne — som i regnskabsprogrammet — før du fakturerer. Linjerne hentes automatisk fra arbejdskortet og de reservedele, du har markeret “på faktura”, men kan frit tilpasses.

• ✓ Se og ret fakturaen før den sendes (beskrivelse, antal, pris)
• ✓ Fakturér med ét klik — oprettes som kladde i regnskabsprogrammet
• ✓ Godkend (bogfør) fakturaen direkte fra Zarit
• ✓ Send til kunden — vælg modtager blandt kontaktpersonerne, evt. kopi til dig selv
• ✓ Følg status Kladde → Godkendt → Betalt, og se om kunden har åbnet fakturaen

Reservedele på sagen

Hold styr på de fysiske dele til hver bil — navn, varenummer, antal, leverandør og stk-pris — hver med sin status. Status-skift logges automatisk i sagens journal, så intet bliver glemt. Det er ikke lagerstyring, men overblik pr. sag.

• ✓ Status pr. del: Skal bestilles → Bestilt → Ankommet
• ✓ “På faktura”-flueben lægger delen på kundens faktura
• ✓ “I alt (købt ind)” viser altid hvad der er købt hjem
• ✓ Samlet overblik i klokken: alle biler der venter på dele

Dokumenter på sagen

Vedhæft dokumenter direkte på bookingen — forsikringspapirer, tegninger, certifikater (PDF, Word, Excel, billeder m.fl.). Login-beskyttet lager, så intet kan hentes af uvedkommende.

• ✓ Deles med kunden i portalen som standard
• ✓ Marker et enkelt dokument som internt (skjult for kunden)
• ✓ Kunden kan også selv uploade — I får besked i sagstråden

Reklamationer & sagshistorik

En tidligere sag kan reklameres med få klik — søg den frem, eller opret reklamationen direkte fra sagen; har den flere opgaver, vælger du præcis hvilke der reklameres over. Hver bil har desuden en intern journal, hvor systemet selv noterer hvad der er sket.

• ✓ Reklamér en tidligere sag — kunden kan også selv gøre det i portalen
• ✓ Journal pr. bil: oprettet, statusskift, foto/dokument, lånebil ud/ind — med hvem og hvornår
• ✓ Skriv frie noter ind imellem (kun for værkstedet — vises aldrig for kunden)
• ✓ Afhentede/betalte sager låses mod utilsigtet ændring; admin kan låse op igen